Qualität der Immobiliendaten sicherstellen

Es ist wichtig zu definieren, welche Daten für Entscheidungen benötigt werden. Davon handelte der erste Teil unserer Wissensserie zum Thema Immobiliendaten. Der von Bauen Digital Schweiz veröffentlichte Datenfeldkatalog BIM2FM ist eine umfangreiche Grundlage zur Definition der relevanten Immobiliendaten in deren Bewirtschaftungsphase.

Ebenso wichtig ist jedoch auch die Qualität der Daten, da diese zu besseren Entscheidungen führen. Nur, wie stellt man die Qualität der Daten sicher? Die Datenqualität setzt sich gemäss einheitlichem Verständnis gängiger Literatur aus mehreren Punkten zusammen (Quelle: Webseite Business Information Excellence).

• Vollständigkeit: Ein Datensatz muss alle notwendigen Attribute enthalten. Attribute müssen alle notwendigen Daten enthalten.
• Eindeutigkeit: Jeder Datensatz muss eindeutig interpretierbar sein.
• Korrektheit: Die Daten müssen mit der Realität übereinstimmen.
• Aktualität: Alle Datensätze müssen jeweils dem aktuellen Zustand der abgebildeten Realität entsprechen.
• Genauigkeit: Die Daten müssen in der jeweils geforderten Exaktheit vorliegen.
• Konsistenz: Ein Datensatz darf in sich und zu anderen Datensätzen keine Widersprüche aufweisen.
• Redundanzfreiheit: Innerhalb der Datensätze dürfen keine Dubletten vorkommen.
• Relevanz: Der Informationsgehalt von Datensätzen muss den jeweiligen Informationsbedarf erfüllen.
• Einheitlichkeit: Die Informationen eines Datensatzes müssen einheitlich strukturiert sein. Das heisst, eine Menge von Daten wird fortlaufend einheitlich präsentiert.
• Zuverlässigkeit: Die Entstehung der Daten muss nachvollziehbar sein.
• Verständlichkeit: Die Datensätze müssen in ihrer Begrifflichkeit und Struktur mit den Vorstellungen der Informationsempfänger (z. B. Fachbereiche) übereinstimmen.

Diese Grundsätze sind allgemein bekannt. Dennoch führen sie immer wieder zu Herausforderungen bei der Verarbeitung von grossen Datenmengen, die im Laufe eines Immobilienlebenszyklus entstehen.

Datenpflege beeinflusst Datenaktualität

Nach der Bestimmung des Datenumfangs gilt es die Prozesse und Systeme, die zur Datengenerierung eingesetzt werden, möglichst gut aufeinander abzustimmen. Viele CAFM-Systeme bieten die Möglichkeit, zusätzliche Attribute zu definieren. Vorbestimmte Pflichtfelder und definierte Workflows stellen die Datenaktualität weiter sicher. Alle Prozessbeteiligten müssen verstehen, weshalb sie die definierten Daten pflegen. Das gemeinsame Verständnis sichert eine nachhaltige Datenaktualität.

Ein Beispiel
Wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, dass die Kostenstelle einer Anlage für die Budgetplanung verwendet wird, wird dieses Feld nicht mit genügender Vorsicht gepflegt. Dadurch können keine richtigen Schlüsse für die Budgetierung gezogen werden. Verstehen die Mitarbeitenden, dass das Feld «Kostenstelle» (Daten) für die Mittelfristplanung der Liegenschaft (Information) benötigt wird, werden sie sich bemühen, diese Daten korrekt zu pflegen. Damit kann überprüft werden, ob in Zukunft auch genügend finanzielle Mittel für den Unterhalt der Anlage zu Verfügung stehen. Liegenschaftsverantwortliche entscheiden auf dieser Grundlage, wie sich die Unterhaltskosten für die einzelnen Liegenschaftsnutzer künftig entwickeln sollen (Wissen).
 

Ein dynamischer Prozess

Um die Datenqualität stetig hoch zu halten, ist ein effektives Reporting notwendig. Idealerweise ist es allen Beteiligten jederzeit möglich, aktuelle Versäumnisse bei der Datenpflege zu erkennen und diese zu beheben. Ausserdem sind die erfassten Daten kontinuierlich nach ihrer Relevanz zu hinterfragen und den sich veränderten Bedürfnissen anzupassen. Beispielsweise ist eine Gewährleistungsfrist bei einer 20-jährigen Liegenschaft nicht mehr relevant. Sobald einzelne Gebäudeteile ersetzt werden oder ein Neubau realisiert wird, ist die Pflege dieses Datenfelds bis Ablauf der neuen Gewährleistungspflichten wieder wichtig.
 

Datenbestände laufend bereinigen

Der Weg zu qualitätsgesicherten Daten führt über eine zeitnahe Datenbereinigung. Diesen Schritt gilt es einzuplanen. Das Mitführen von alten Dokumenten oder Daten in einem System führt zu falschen Annahmen. Ausser Betrieb genommene Anlagen müssen archiviert werden. Aktuelle CAFM-Lösungen unterstützen die Archivierung von Daten, damit die Historie bei Bedarf auch bei gelöschten Objekten noch auffindbar ist. Auch hier zählt der Grundsatz «weniger ist mehr» – sofern das Wenige sauber und aktuell geführt wird.

Die ICFM AG kann auf fast 20 Jahre Erfahrung mit digitalen Twins zurückgreifen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Definition oder Optimierung Ihrer Prozesse zum Erhalt der Datenqualität. Unser Ziel dabei ist es, dass Sie aus Ihren Daten Informationen gewinnen und Wissen generieren können.