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Einführung CAFM-Software: Ein Erfahrungsbericht aus der Stadt Kloten

16.12.2021

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Serie Beschaffung eines neuen CAFM-Systems

Kloten oder «Chloote» ist eine Stadt im Bezirk Bülach und bildet mit 7 weiteren Ortschaften eine politische Gemeinde, in die auch die Schulgemeinde integriert ist. In der Ebene an der Glatt – im Westen des Gemeindegebiets und im anschliessenden Rümlanger Ried – liegt der Flughafen Zürich, der einen bedeutenden Teil des Klotener Gemeindegebiets beansprucht. Kloten zählt rund 37'000 Beschäftigte – im Vergleich zu 20'000 Einwohnerinnen und Einwohnern.

Marcus Zunzer, Sie arbeiten seit 4 Jahren als Leiter Liegenschaften bei der Stadtverwaltung Kloten. Wie hat sich Ihr Aufgabengebiet während Ihrer Anstellung verändert?

Vor meiner Zeit gab es bei der Abteilung Liegenschaften keine systematische Datenverwaltung. Dies hat den Führungswechsel vor 4 Jahren geprägt, indem viel Wissen nicht mehr verfügbar war. Vor allem deshalb wurde als eines der Bereichsziele formuliert, dass relevantes Wissen mitarbeiterunabhängig zu dokumentieren ist. Daraus resultierte die Beschaffung einer CAFM-Software. Heute können wir einen grossen Teil der relevanten Daten für alle verfügbar halten.

 

Welchen Herausforderungen stehen Sie und Ihr FM-Team aktuell gegenüber?

Die Stadt Kloten hat aufgrund der Auswirkungen des Groundings der Swissair 2001 und des damaligen Ausgabenstopps einen grossen Nachholbedarf an Gebäudesanierungen. Deshalb setzen wir seit 2017 überdurchschnittlich viele Hauptprojekte mit einem sehr grossen Investitionsvolumen um.

Im Bereich FM waren die Hauswartungen der grossen Liegenschaften traditionell Einzelkämpfer. Hier sind wir daran, FM-Teams auf den Anlagen zu bilden. Zudem sollen wir im Rahmen einer Leistungsüberprüfung extern vergebene Arbeiten "insourcen".

 

2018 haben Sie sich für die Beschaffung einer CAFM-Software entschieden. Weshalb?

Der Hauptgrund war, dass wir das erwähnte Ziel erfüllen können: relevante Daten verfügbar halten. Dies ist umfassend zu verstehen und betrifft die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten von Campos.

 

Waren Sie mit dem Beschaffungsprozess des CAFM-Systems zufrieden oder gibt es rückblickend etwas, dass Sie in Zukunft anders machen würden?

Wir haben den Beschaffungsprozess sehr systematisch durchgeführt. Zuerst haben wir unsere relevanten Bedürfnisse formuliert und dann die auf dem Markt zur Verfügung stehende CAFM-Software dementsprechend geprüft. Dies beinhaltete von den drei Systemen, die in die Endauswahl kamen, auch den Besuch von Referenz-Anwendern. Das gab schliesslich den Ausschlag für den Entscheid. Ein weiteres wichtiges Kriterium war die Einfachheit der Anwendung im Alltag. Wir würden wieder gleich vorgehen.

 

Wie zufriedenstellend verlief die Implementierungszeit von der Auftragsvergabe an die ICFM AG bis zum Go-Live der CAFM-Software Campos?

Der Abschnitt Auftragsvergabe bis Go-Live war so gesehen unproblematisch, da dies im Hintergrund durch die IT abgewickelt wurde. Es war ausreichend, einige Grunddaten zur Verfügung zu stellen. Überzeugt hat uns dann vor allem die Vorgehensweise der schrittweisen Implementierung, indem die Tools mit jenen Mitarbeitenden eingeführt werden, die sie auch direkt anwenden. Dies hat sich bewährt.

 

Gab es unerwartete Herausforderungen während der Implementierung und falls ja, welche?

Wir waren uns bewusst, dass die eigentliche Implementierung ca. 3 Jahre in Anspruch nehmen würde. Die Anwendung im Kernteam von 3 Mitarbeitenden verlief erwartungsgemäss und gut, indem wir uns für gewisse Spezialisierungen entschieden haben. Nicht jeder muss alles können, dafür etwas Spezifisches gut, um andere auch schulen zu können. Uns hat Covid19 einen Strich durch die Rechnung gemacht. 2020 war genau der Zeitpunkt, als wir die nächste Ebene der Mitarbeitenden, die Hauswartungen, "ins Boot holen" wollten. Da die Implementierung immer parallel zur Alltagsarbeit verläuft, kam es hier zu einer Verzögerung. Eine besondere Knacknuss war das Reinigungsmanagement, da die resultierenden Zahlen vorerst gar nicht dem aktuellen Stellenplan entsprachen.

 

In welcher Hinsicht hat die Einführung von Campos eine Verbesserung für Sie und Ihr Team gebracht?

Ein Hauptvorteil ist, dass die Daten "auf Knopfdruck" zur Verfügung stehen. Dies betrifft vor allem das Flächenmanagement und die Anlagenverwaltung. Vor Campos gab es im besten Fall pdf-Planunterlagen. Bei Störungen von Anlagen mussten Unterlagen mühsam gesucht werden, oder sie waren gar nicht greifbar (Wartungsverträge). Zurzeit arbeiten wir wie erwähnt am Reinigungsmanagement. Davon versprechen wir uns Kennzahlen, mit denen wir beispielsweise bei Veränderungen auf den Anlagen (bauliche Erweiterung) direkt Rückschlüsse auf die nötigen Stellenprozente ziehen können.

Zudem wenden auch andere Bereiche Campos an (z. B. Schulraumplanung, der Technischen Dienste  des Pflegezentrums). Die IT hat zudem vorgesehen, dass Campos als Masterdatenbank einzusetzen ist, was in sich eine grössere Herausforderung darstellt.

 

Würden Sie sich wieder für Campos entscheiden?

Ja.

 

Zum Schluss noch ein Statement von Ihnen zur ICFM AG und Campos:

Eine CAFM-Software einzuführen braucht Geduld und Systematik. Wir erreichen dies mit einem einfachen, selber verfassten Handbuch und der konkreten Zuteilung von Aufgaben. Wir greifen dabei regelmässig auf die Unterstützung der ICFM AG zurück mittels punktueller Schulungen und Anfragen beim Support, wenn etwas nicht klar ist. Dies hat sich bewährt, und die Unterstützung ist schnell und unkompliziert.