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Ein CAFM-System unbedingt und was darf es noch sein…?

18.10.2021

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Serie Beschaffung eines neuen CAFM-Systems
Teil 2  Ein CAFM-System unbedingt und was darf es noch sein…?

3 Tipps zur Beschaffung einer neuen CAFM-Software

1. Beschreiben und testen Sie Ihre primären Anwendungsfälle

Es lohnt sich für Sie, Ihre primären Anwendungsfälle zu beschreiben, Anforderungen in deren Zusammenhang zu spezifizieren und diese wenn möglich zu testen. Die freie bzw. unstrukturierte Zusammenstellung von Anforderungen endet oft darin, dass man ein System erhalten, das einen überfordert. Wie gehen Sie also am besten vor? Machen Sie sich Gedanken zu folgenden Punkten:

  • Welche Arbeiten führen Sie täglich oder mehrmals pro Woche aus?
  • Wollen Sie diese Arbeiten mit einer zukünftigen Softwarelösung vereinfachen?
  • Arbeiten Sie nach der Implementierung mit der Software oder jemand anderes? Involvieren Sie auf jeden Fall die künftigen Anwender in den Beschaffungsprozess.

2. Prüfen Sie die Integrierbarkeit und zeichnen Sie den Systemkontext auf.

Immer wieder erleben wir es, dass eine einfache Anfrage mit wenigen Anforderungen in einem Wunsch nach einer Eierlegenden… – hmm schöner gesagt: nach einem Alleskönner endet. Wir sind überzeugt, dass eine Softwarelösung nicht alle Bedürfnisse einer Organisation abdecken können muss bzw. kann, sondern dass sich eine Softwarelösung optimal in die bestehende IT-Landschaft integrieren lassen muss. Deshalb empfehlen wir Ihnen die Integrierbarkeit der CAFM-Systeme zu prüfen. Bevor Sie das tun, müssen Sie sich im Klaren sein, wo eine Integration Sinn macht. Aus unserer Sicht ist das nur dann der Fall, wenn sich interne Prozesse effizienter abwickeln lassen, indem Daten nicht wiederholt oder doppelt erfasst werden müssen. Integrationen sind meist aufwendig und kostspielig – solange es keine standardisierten Schnittstellen gibt. Deshalb sind Schnittstellenanforderungen nur gezielt zu formulieren. Für das gemeinsame Verständnis hilft es, wenn Sie Ihre IT-Landschaft aufzeichnen und die gewünschte Verbindung zur neuen Software zeigen und beschreiben.

3.Prüfen Sie nicht nur die Software, sondern auch die Firma dahinter

Die Kundenbetreuung soll nicht nur während der Inbetriebnahme einer Software stimmen, sondern auch danach. Genau diese Serviceleistungen sollten Sie vor der Beschaffung prüfen. Natürlich handelt es sich dabei um Dienstleistungen, die Kunden erst dann nutzen, wenn sie diese tatsächlich brauchen. Gewisse Signale geben Hinweise auf die später zu erwartende Servicequalität. Die örtliche Kundennähe und die Herkunft der Schlüsselpersonen können beispielsweise Hinweise geben. Auch das Vorhandensein eines Online-Help-Centers, Erklärvideos, FAQs etc. lassen auf die Servicequalität schliessen. Und ganz wichtig: Holen Sie unabhängige Referenzauskünfte ein.